Preparación de Workshops

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Info Icon Definición Rápida
La preparación de un workshop es el proceso de diseñar y planificar una sesión de trabajo colaborativa, con un objetivo claro, una agenda estructurada y una serie de actividades dinámicas, para lograr un resultado específico en un tiempo limitado.

¿Qué es la Preparación de Workshops?

Imagina que eres el anfitrión de una cena importante. No esperas a que lleguen los invitados para decidir qué vas a cocinar. Semanas antes, planificas el menú (el objetivo y las actividades), haces la lista de la compra (los materiales), preparas algunos ingredientes con antelación (la preparación previa) y organizas la mesa (el entorno). El éxito de la cena depende en un 90% de esta preparación.

Facilitar un workshop es igual. El éxito no está en la improvisación durante la sesión, sino en una planificación meticulosa. Un workshop bien preparado es un workshop bien ejecutado.

¿Por qué es importante?

  • Asegura resultados productivos: Una agenda clara y actividades bien diseñadas garantizan que el tiempo del grupo se utilice de forma eficaz para alcanzar el objetivo.
  • Genera confianza: Cuando los participantes ven que la sesión está bien organizada, confían en el facilitador y en el proceso, y se involucran más.
  • Reduce el riesgo: Anticipar los posibles problemas (una actividad que no funciona, un debate que se alarga) te permite tener un plan B.
  • Respeta el tiempo de los demás: Un workshop es una inversión de tiempo muy costosa (multiplica el número de participantes por sus salarios por hora). Una buena preparación asegura que esa inversión valga la pena.

Pasos para Preparar un Workshop Exitoso

  1. Define el “Porqué” (Los Objetivos):

    • ¿Por qué estamos haciendo este workshop? ¿Qué problema estamos tratando de resolver?
    • ¿Cuál es el entregable concreto que debemos tener al final de la sesión? (ej. “una lista priorizada de funcionalidades”, “tres conceptos de solución esbozados”). Sé muy específico.

  2. Define el “Quién” (Los Participantes):

    • ¿Quién necesita estar en la sala para alcanzar el objetivo? Invita a un grupo multifuncional (diseño, producto, ingeniería, negocio).
    • Mantén el grupo lo más pequeño posible (idealmente, menos de 8 personas).
    • Asigna roles claros (un facilitador, un tomador de decisiones o “Decider”).

  3. Diseña el “Cómo” (La Agenda y las Actividades):

    • Divide la sesión en bloques de tiempo. Una buena agenda alterna entre momentos de trabajo individual, en grupo y de discusión.
    • Para cada bloque, elige una actividad o ejercicio específico (ej. [[Crazy 8’s]] para ideación, votación con puntos para priorizar).
    • Ejemplo de Flujo:
      • Apertura (5 min): Romper el hielo y presentar objetivos.
      • Divergir (20 min): Trabajo individual para generar muchas ideas (ej. brainstorming silencioso).
      • Explorar (30 min): Trabajo en parejas para desarrollar las mejores ideas.
      • Converger (15 min): Puesta en común y toma de decisiones en grupo (ej. votación).
      • Cierre (5 min): Resumir decisiones y próximos pasos.

  4. Prepara el “Qué” (Los Materiales y la Logística):

    • Entorno Físico: Reserva una sala con una pizarra grande, post-its, rotuladores, etc.
    • Entorno Digital: Prepara un tablero de Miro o FigJam con la agenda y los marcos para cada actividad.
    • Comunicación Previa: Envía una invitación con la agenda, los objetivos y cualquier material que los participantes deban revisar de antemano.

Consejos de Mentor

  • Nunca vayas a un workshop sin una agenda detallada: Y compártela con los participantes antes de la sesión.
  • Sé pesimista con el tiempo: Las actividades siempre llevan más tiempo de lo que crees. Es mejor planificar menos actividades y hacerlas bien, que intentar meter demasiadas cosas.
  • Prepara un “rompehielos” (Icebreaker): Empezar con una actividad corta y divertida ayuda a que la gente se relaje y entre en un modo colaborativo.
  • Piensa en la energía del grupo: Alterna actividades de alta energía (debatir, presentar) con actividades de baja energía (escribir en silencio, dibujar). No mantengas al grupo en la misma dinámica durante más de 30-40 minutos.

Recursos y Herramientas